Was 2026 für Sie gilt, was nicht

Wo wir gerade stehen

Die Umstellung läuft in Stufen, und im August 2026 befinden wir uns mitten drin. Vier Daten reichen, um die eigene Lage einzuordnen:

Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze, ohne Ausnahme für Kleinunternehmer.

Noch bis Ende 2026: Beim Ausstellen dürfen alle weiterhin Papier verschicken oder ein PDF, wenn der Empfänger zustimmt. Das ist die Lage, in der die meisten gerade sind.

Ab 1. Januar 2027: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Vorjahr heißt: das laufende Jahr 2026. Wer also gerade dabei ist, diese Grenze zu überschreiten, hat noch fünf Monate Zeit.

Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Kleinunternehmer bleiben ausgenommen.

Der Punkt, der in der Beratung am häufigsten für Überraschung sorgt: Die Umsatzgrenze wird an einem Jahr gemessen, das gerade läuft und dessen Zahlen noch niemand kennt. Wer 2026 knapp über 800.000 Euro landet, ist ab Januar in der Pflicht, ohne dass sich vorher etwas angekündigt hätte.

Empfangen: gilt schon, für jeden

Diese Pflicht wird gern übersehen, weil sie keine sichtbare Umstellung verlangt. Seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, eine E-Rechnung entgegenzunehmen. Es genügt dafür ein E-Mail-Postfach, das dem Rechnungssteller bekannt ist. Ein besonderes Portal oder eine bestimmte Software schreibt das Gesetz nicht vor.

Wichtig ist die Rechtsfolge: Schickt Ihnen ein Lieferant eine korrekte E-Rechnung, gilt sie als zugegangen, auch wenn Sie damit nichts anfangen können. Sie können nicht auf einem PDF bestehen, und der Vorsteuerabzug hängt an dieser Rechnung. Wer die XML-Datei nicht öffnet, nicht prüft und nicht ordnungsgemäß ablegt, riskiert ihn.

Praktisch heißt das: Es braucht eine feste Adresse für Rechnungseingang, und jemanden, der die Dateien tatsächlich verarbeitet. Eine XML-Datei, die im Postfach liegen bleibt, weil sie „komisch aussieht", ist der häufigste Fehler in dieser Phase.

Ausstellen: wann es für Sie ernst wird

Für die Ausstellungspflicht zählt allein der Umsatz des Vorjahres. Die Schwelle liegt bei 800.000 Euro. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des Umsatzsteuerrechts, nicht der Gewinn.

Über 800.000 Euro im Jahr 2026: Ab Januar 2027 müssen alle Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung hinausgehen. Papier und PDF sind dann keine ordnungsgemäßen Rechnungen mehr.

Bis 800.000 Euro: Ein Jahr länger Zeit, also bis Ende 2027. Ab Januar 2028 gilt es dann auch hier.

Zwei Dinge lohnen sich trotzdem schon vorher. Erstens verlangen größere Kunden die E-Rechnung zunehmend von sich aus, unabhängig von der gesetzlichen Frist, weil ihre eigene Buchhaltung darauf ausgelegt ist. Zweitens ist der Umstieg im laufenden Jahr entspannter als zum Jahreswechsel, wenn ohnehin Abschluss und Umsatzsteuer anstehen.

Kleinunternehmer: der halbe Freibrief

Hier steckt das Missverständnis, das mir am häufigsten begegnet. Es kursiert die Vorstellung, Kleinunternehmer hätten mit der E-Rechnung nichts zu tun. Das stimmt zur Hälfte.

Ausstellen: dauerhaft befreit. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, muss keine E-Rechnungen ausstellen. Das ist keine Übergangsfrist, die 2028 ausläuft, sondern eine dauerhafte Ausnahme. Papier oder PDF bleiben zulässig.

Empfangen: keine Ausnahme. Die Empfangspflicht seit Januar 2025 gilt auch für Kleinunternehmer. Ihre Lieferanten dürfen Ihnen E-Rechnungen schicken, und Sie müssen sie annehmen und aufbewahren können.

Zur Erinnerung an die Grenzen selbst: Die Kleinunternehmerregelung greift, wenn der Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 Euro bleibt. Wird die 100.000 im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmereigenschaft sofort mit dem Umsatz, der die Grenze reißt, nicht erst im Folgejahr. Ab diesem Moment gelten auch die Regeln für die E-Rechnung.

Was eine E-Rechnung ist, und was nicht

Der Begriff ist enger definiert, als der Alltagssprachgebrauch vermuten lässt. Eine E-Rechnung liegt nur vor, wenn sie in einem strukturierten Format nach der Norm EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und maschinell verarbeitet werden kann.

Keine E-Rechnungen sind damit: ein PDF per E-Mail, ein eingescanntes Papier, ein Foto der Rechnung, eine Word-Datei. Solche Dokumente heißen seit 2025 „sonstige Rechnungen". Sie sind während der Übergangsfristen weiter erlaubt, danach nicht mehr.

Zwei Formate haben sich durchgesetzt. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. Für Software eindeutig, für Menschen praktisch unlesbar. Sie ist im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern der Standard. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 verbindet beides: ein PDF, das jeder ansehen kann, mit einer darin eingebetteten XML-Datei, die die Software ausliest. Für kleinere Betriebe ist das meist die bessere Wahl, weil der Empfänger die Rechnung auch dann lesen kann, wenn er noch nicht umgestellt hat.

Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen gleichermaßen. Es gibt keinen Grund, sich hier verunsichern zu lassen: Was Ihre Software erzeugt, passt in aller Regel.

Wo die Pflicht nicht gilt

Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Daraus folgt eine Reihe von Ausnahmen, die im Alltag wichtiger sind, als sie klingen:

Rechnungen an Privatpersonen sind nie betroffen. Wer ausschließlich an Endkunden verkauft, ist beim Ausstellen außen vor. Die Empfangspflicht bleibt davon unberührt, denn Ihre eigenen Lieferanten sind Unternehmen.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto dürfen weiterhin als Papier oder PDF ausgestellt werden. Das deckt einen großen Teil des Tagesgeschäfts ab.

Fahrausweise gelten unverändert als Rechnung, ohne elektronische Form.

Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind ausgenommen, darunter ärztliche und pflegerische Leistungen, viele Bildungsleistungen und die Vermietung von Wohnraum. Wer ausschließlich solche Umsätze erbringt, muss beim Ausstellen nichts umstellen.

Leistungen an ausländische Kunden fallen ebenfalls nicht unter die deutsche Pflicht. Andere EU-Staaten haben allerdings eigene Regeln, die es zu beachten gilt.

Aufbewahrung: acht Jahre, und zwar das Original

Zwei Punkte, an denen sich in Betriebsprüfungen entscheiden wird, ob die Umstellung sauber war.

Die Frist beträgt acht Jahre. Sie wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt und läuft ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus dem Juli 2026 ist also bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren.

Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz. Das ist die XML-Datei selbst, unverändert und maschinell auswertbar. Ein PDF-Ausdruck oder eine Bildschirmansicht ersetzt sie nicht, auch nicht bei ZUGFeRD: Dort ist die eingebettete XML das Original, das sichtbare PDF nur die Darstellung.

Wer E-Rechnungen ausdruckt und den Ausdruck abheftet, hat sie damit formal nicht aufbewahrt. Das klingt kleinlich, ist aber der Kern der Umstellung: Die Finanzverwaltung will die Daten maschinell prüfen können. Die GoBD wurden im Juli 2025 genau darauf angepasst.

Was jetzt zu tun ist

Für die meisten kleinen Betriebe ist der Aufwand überschaubar, wenn man ihn in der richtigen Reihenfolge angeht.

1. Empfang sicherstellen. Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungseingang, die den Lieferanten bekannt ist, und jemand, der die Dateien tatsächlich öffnet und verarbeitet. Das ist die einzige Pflicht, die heute schon besteht.

2. Den eigenen Umsatz einordnen. Liegen Sie 2026 über 800.000 Euro oder ist es knapp? Dann gilt ab Januar die Ausstellungspflicht, und die Umstellung sollte vor dem Jahreswechsel stehen, nicht danach.

3. Die Software prüfen. Gängige Buchhaltungsprogramme erzeugen E-Rechnungen längst. Meist ist es eine Einstellung, kein Programmwechsel. Wer noch mit Word-Vorlagen arbeitet, braucht dagegen eine echte Lösung.

4. Die Archivierung klären. Wo landen die XML-Dateien, wie lange bleiben sie dort, und kommt man in acht Jahren noch heran? Das ist der Punkt, der am leichtesten vergessen wird, weil er im Tagesgeschäft nicht auffällt.

5. Stammdaten aufräumen. E-Rechnungen sind strenger als Papier: Fehlt eine Steuernummer oder stimmt eine Adresse nicht, scheitert die maschinelle Prüfung beim Empfänger. Was auf Papier durchging, fällt jetzt auf.

So löse ich das mit meinen Mandanten

Für Einzelunternehmer richte ich Lexware Office ein. Die Software erzeugt E-Rechnungen in beiden gängigen Formaten, empfängt sie und archiviert sie ordnungsgemäß. Belege scannen Sie per App, die Bankumsätze laufen automatisch ein, und ich sehe denselben Stand wie Sie, ohne dass Sie mir etwas schicken müssen.

Der Vorteil daran ist nicht die Software an sich, sondern dass die Umstellung damit erledigt ist, statt in einer To-do-Liste zu stehen. Empfang, Ausstellung, Archivierung und Buchhaltung hängen zusammen; getrennt gelöst wird jedes Teil aufwendiger als nötig.

Die Kapazitäten sind derzeit voll belegt, die Warteliste ist offen. Wenn bei Ihnen 2027 die Pflicht greift und Sie noch keine Lösung haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, sich zu melden.

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Dieser Text gibt den Stand August 2026 wieder und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Er beschreibt allgemeine Regeln, deren Anwendung von Ihren konkreten Verhältnissen abhängt.