Kein Steuerberater nimmt Sie auf?

Warum gerade so viele Kanzleien absagen

Es liegt fast nie an Ihnen. Die Zahl der Steuerberater wächst seit Jahren kaum, während Erklärungen, Fristen und Nachfragen der Finanzämter mehr werden. Die Bundessteuerberaterkammer bestätigt gegenüber Fachmedien, dass Suchende regelmäßig hören, es würden keine neuen Mandate angenommen. Eine Absage ist deshalb eine Aussage über den Kalender der Kanzlei, nicht über Sie.

Daraus folgt auch etwas Unbequemes: Wer sofort Kapazität hat, ist nicht automatisch die bessere Wahl. Fragen Sie ruhig nach, warum Platz frei ist. Eine junge Kanzlei im Aufbau ist eine gute Antwort. Hohe Fluktuation ist keine.

Welche Wege Ihnen offenstehen

Es gibt mehr Möglichkeiten, als die meisten denken. Welche zu Ihnen passt, hängt allein davon ab, woher Ihr Geld kommt.

Selbst machen. Ihre eigene Steuererklärung dürfen Sie immer selbst erstellen, dafür braucht es keinerlei Erlaubnis. Verboten ist nur, das geschäftsmäßig für andere zu tun, ohne dazu befugt zu sein. Ehegatten und nahen Angehörigen dürfen Sie unentgeltlich helfen. Für einen überschaubaren Fall mit Lohn, Pendlerpauschale und ein paar Versicherungen reicht das gut aus.

Lohnsteuerhilfeverein. Günstig und für viele Angestellte ausreichend, aber nur innerhalb enger gesetzlicher Grenzen. Dazu der nächste Abschnitt, denn genau hier entstehen die meisten Missverständnisse.

Steuerberater. Ohne Beschränkung bei allen Einkunftsarten, mit Berufshaftpflicht und Verschwiegenheitspflicht. Notwendig, sobald Sie selbständig sind, ein Gewerbe betreiben oder mehrere vermietete Objekte haben.

Steuersoftware. Deckt den Standardfall ab und rechnet zuverlässig. Sie beantwortet aber keine Abgrenzungsfragen, und genau die kosten Geld: ob eine Rechnung sofort abziehbar ist oder über Jahre verteilt werden muss, entscheidet die Software nicht für Sie.

Wo der Lohnsteuerhilfeverein nicht mehr helfen darf

Lohnsteuerhilfevereine sind keine kleine Variante des Steuerberaters, sondern haben einen gesetzlich fest umrissenen Auftrag. Was sie dürfen, steht in § 4 Nr. 11 Steuerberatungsgesetz.

Beraten werden darf, wer Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, Renten oder Unterhaltsleistungen hat. Kommen Einnahmen aus Vermietung oder Kapitalvermögen hinzu, gilt eine Grenze: zusammen höchstens 18.000 Euro bei Alleinstehenden und 36.000 Euro bei Zusammenveranlagung.

Der entscheidende Punkt daran wird oft übersehen: Gemeint sind die Einnahmen, nicht der Gewinn. Bei einer vermieteten Wohnung zählt die Kaltmiete, die hereinkommt, nicht das, was nach Abzug von Zinsen und Abschreibung übrig bleibt. Eine Wohnung für 800 Euro im Monat liegt mit 9.600 Euro im Jahr darunter. Zwei solche Wohnungen liegen darüber, selbst wenn unterm Strich ein Verlust steht.

Wer Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder selbständiger Arbeit hat, darf dort gar nicht beraten werden. Für Einzelunternehmer und Freiberufler ist der Weg damit von vornherein versperrt.

Wird die Grenze überschritten, muss der Verein die Beratung ablehnen oder das Mandat beenden. Das ist kein Ermessen, sondern Berufsrecht. Wenn Sie also vermieten und die Miete steigt, kann Sie das unvermittelt aus der Betreuung herausfallen lassen.

Wenn Ihre Kanzlei in Rente geht

Das trifft derzeit viele, denn ein großer Teil der Berufsträger nähert sich dem Ruhestand. Vier Schritte helfen weiter:

Erstens: nach der Nachfolge fragen. Viele Kanzleien werden übergeben, dann läuft Ihre Betreuung ohne Ihr Zutun weiter. Klären Sie, ob das so ist und wer künftig zuständig wird.

Zweitens: um eine Empfehlung bitten. Abgebende Kanzleien geben Mandate häufig gezielt an Kollegen weiter, mit denen sie zusammenarbeiten. Diese Übergabe ist deutlich einfacher als eine Suche von vorn, weil der Kontakt schon besteht.

Drittens: früh anfangen. Wer erst im Februar sucht, sucht gleichzeitig mit allen anderen. Zwischen Juni und Oktober ist die Chance auf eine Zusage deutlich besser als kurz vor einer Abgabefrist.

Viertens: die Unterlagen sichern. Lassen Sie sich Ihre Unterlagen aushändigen, bevor die Kanzlei schließt, und achten Sie darauf, dass die Vollmacht beim Finanzamt gelöscht wird, sobald ein Nachfolger feststeht.

Der Wechsel, Schritt für Schritt

1. Erst den neuen Platz sichern. Kündigen Sie nicht, bevor eine Zusage vorliegt. Ohne Betreuung dazwischen laufen Fristen weiter, und die verlängerte Abgabefrist für beratene Fälle entfällt.

2. Kündigen. Der Steuerberatungsvertrag ist ein Dienstvertrag und grundsätzlich jederzeit kündbar. Schauen Sie in Ihren Vertrag: bei laufender Buchhaltung sind Fristen zum Quartals- oder Jahresende üblich. Schriftlich, mit Datum, und um eine Empfangsbestätigung bitten.

3. Vollmacht regeln. Die alte Vollmacht beim Finanzamt widerrufen, die neue erteilen. Das läuft heute meist elektronisch über die Vollmachtsdatenbank und erledigt die neue Kanzlei für Sie. Achten Sie darauf, dass beides geschieht, sonst gehen Bescheide weiterhin an die alte Adresse.

4. Unterlagen übergeben. Dazu der nächste Abschnitt.

5. Den Zeitpunkt klug wählen. Am saubersten wechselt man nach Abgabe der letzten Erklärung und vor Beginn des neuen Wirtschaftsjahres. Mitten in einer laufenden Buchhaltung wird es unnötig aufwendig, weil Salden und Anlagenverzeichnisse übertragen werden müssen.

Ihre Unterlagen zurückbekommen

Was Sie der Kanzlei gegeben haben, gehört Ihnen. § 66 Steuerberatungsgesetz verpflichtet zur Herausgabe auf Verlangen. Das betrifft Belege, Verträge und alles Übrige, was Sie aus Anlass des Mandats übergeben haben.

Zwei Einschränkungen sollten Sie kennen. Zum einen sind interne Arbeitspapiere der Kanzlei nicht erfasst, ebenso wenig Schriftstücke, die Sie ohnehin schon in Kopie haben. Zum anderen besteht bei offenen Honoraren ein Zurückbehaltungsrecht: Die Kanzlei darf die Herausgabe verweigern, bis bezahlt ist, allerdings nur soweit das nicht unangemessen ist und nur wegen Gebühren, die mit genau diesen Unterlagen zusammenhängen.

Praktisch heißt das: offene Rechnungen zuerst klären, dann läuft die Übergabe fast immer reibungslos. Fordern Sie die Unterlagen schriftlich an und setzen Sie eine Frist. Bei elektronischen Buchführungsdaten fragen Sie ausdrücklich nach einem auswertbaren Datenbestand, nicht nach einem PDF-Ausdruck. Für die Kanzlei selbst gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Was ein Steuerberater kostet

Die Vergütung richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung. Der Preis ergibt sich dort nicht aus dem Zeitaufwand, sondern aus einem Gegenstandswert und einem Rahmen, innerhalb dessen die Kanzlei die Gebühr bestimmt. Bei der Einkommensteuererklärung ist der Gegenstandswert grob gesagt die Summe Ihrer Einnahmen, bei den Anlagen jeweils die Einnahmen der betreffenden Einkunftsart.

Deshalb kostet dieselbe Arbeit bei höherem Einkommen mehr, und deshalb schwanken Angebote für denselben Fall. Lassen Sie sich vorab eine Einschätzung geben, das ist üblich und niemandem unangenehm.

Ein Punkt, der oft übersehen wird: Steuerberatungskosten sind absetzbar, soweit sie auf die Ermittlung von Einkünften entfallen. Der Anteil für die Anlage V zählt zu den Werbungskosten bei Vermietung, der Anteil für Ihren Betrieb zu den Betriebsausgaben. Rein privater Aufwand, etwa für den Mantelbogen oder außergewöhnliche Belastungen, ist es nicht. Eine Rechnung, die diese Anteile ausweist, ist deshalb bares Geld wert.

Was ein Syndikus-Steuerberater ist

Der Begriff taucht selten auf, obwohl das Modell gar nicht so selten ist. Ein Syndikus-Steuerberater ist hauptberuflich als Steuerberater in einem Unternehmen angestellt und führt daneben eine eigene Kanzlei.

Gleich ist alles Berufsrechtliche. Bestellung als Steuerberater, Aufsicht durch die Steuerberaterkammer, Verschwiegenheitspflicht, Berufshaftpflichtversicherung, Fortbildungspflicht, Abrechnung nach der Vergütungsverordnung. Es handelt sich um denselben Beruf mit denselben Pflichten, nicht um eine abgespeckte Variante.

Anders sind Umfang und Zeiten. Der Mandantenkreis bleibt bewusst klein, weil die Kapazität begrenzt ist. Antworten kommen meist abends oder am Wochenende, nicht um elf Uhr vormittags. Dafür sprechen Sie immer mit derselben Person, ohne Sekretariat und ohne wechselnde Sachbearbeiter.

Für wen das passt: Wer eine feste Ansprechperson und fachliche Tiefe sucht und damit leben kann, dass die Antwort abends statt mittags kommt. Für wen nicht: Wer werktags kurzfristig erreichbare Betreuung braucht, etwa bei laufender Lohnbuchhaltung mit monatlichen Fristen.

Die Warteliste bei Bella.tax

Diese Kanzlei ist ein Beispiel für genau das, was oben steht: Die Kapazität ist derzeit voll belegt. Statt pauschal abzusagen, gibt es eine Warteliste, und die ist ernst gemeint.

Schwerpunkte sind private Steuererklärungen, Vermietung und Verpachtung sowie Einzelunternehmer. Wenn Ihr Fall dorthin passt, tragen Sie sich ein. Sie bekommen eine ehrliche Rückmeldung, ob und wann etwas frei wird. Passt Ihr Fall nicht, sagen wir Ihnen das ebenfalls, statt Sie warten zu lassen.

Was währenddessen hilft: Sammeln Sie Ihre Unterlagen bereits so, wie sie später gebraucht werden. Und wenn Ihre Abgabefrist drängt, geben Sie lieber selbst fristgerecht ab, als auf einen Platz zu warten. Eine Erklärung lässt sich berichtigen, eine versäumte Frist nicht zurückholen.

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Dieser Text gibt den Stand August 2026 wieder und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Er beschreibt allgemeine Regeln, deren Anwendung von Ihren konkreten Verhältnissen abhängt.