Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO und sonstiger nationaler Datenschutzgesetze ist:

Aufgrund der Größe der Kanzlei (Einzelkanzlei, keine Mitarbeitenden im Sinne von § 38 BDSG) wurde kein Datenschutzbeauftragter benannt. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte direkt an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Begriffe

Diese Datenschutzerklärung verwendet die in Art. 4 DSGVO definierten Begriffe. Insbesondere bedeutet:

• Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
• Verarbeitung ist jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, z. B. Erheben, Erfassen, Speichern, Verwenden, Übermitteln, Einschränken oder Löschen.
• Verantwortlicher ist die Person, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet (siehe Ziffer 1).
• Betroffene Person sind Sie als Besucher dieser Webseite bzw. als Mandant.

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten werden auf dieser Webseite nur erhoben und verwendet, soweit dies für die Bereitstellung der Webseite, für die Beantwortung Ihrer Anfragen oder für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: bei Einwilligung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: zur Vertragsanbahnung oder -erfüllung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. nach AO, HGB, GwG, StBerG),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: aufgrund berechtigter Interessen (etwa zur Sicherheit der Webseite, sichere Bereitstellung des Angebots, Schutz vor Angriffen).

3a. Übersicht: eingebundene externe Anbieter

Aus Gründen der Transparenz listen wir hier vollständig auf, welche externen Dienste diese Webseite überhaupt nutzt und wann:

• ALL-INKL.COM (Hosting): Speichert alle Webseiten- und Formulardaten. Server in Deutschland, AVV vorhanden. Details siehe Ziffer 5.
• Google Maps (nur nach Klick): Karte auf der Standort-Seite, wird erst nach ausdrücklichem Klick auf „Karte laden" nachgeladen. Bis zum Klick keine Verbindung zu Google. Details Ziffer 8.
• WhatsApp (nur als Kontakt-Link): Buttons öffnen bei Klick die WhatsApp-App bzw. web.whatsapp.com. Es findet keine automatische Verbindung statt, bis Sie aktiv auf einen Button klicken. Details Ziffer 9.

Nicht verwendet werden insbesondere: Google Analytics, Google Fonts, Meta-Pixel/Facebook, LinkedIn-Insight, TikTok-Pixel, Cookie-Banner-Dienste, Newsletter-Anbieter, Chat-Widgets, externe Formular-Dienste (kein Web3Forms, kein Typeform, kein Formspree), Content-Delivery-Networks (kein Cloudflare, kein jsDelivr) sowie jegliche Tracking- oder Marketing-Tools.

4. Bereitstellung der Webseite und Erstellung von Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf dieser Webseite erfasst unser Hosting-Anbieter automatisch technische Informationen, die Ihr Browser an den Server übermittelt (sog. Server-Logfiles). Erhoben werden:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts (i. d. R. gekürzt / anonymisiert nach kurzer Zeit);
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
• Name und URL der abgerufenen Datei;
• verwendetes Betriebssystem, Browser-Typ und -Version;
• verweisende Webseite (Referrer-URL);
• übertragene Datenmenge und HTTP-Statuscode.

Zweck: technische Bereitstellung und Auslieferung der Webseite, Gewährleistung der IT-Sicherheit, Fehleranalyse, Schutz vor missbräuchlicher Nutzung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Webauftritt).
Speicherdauer: in der Regel bis zu 7 Tage, danach automatische Löschung oder Anonymisierung. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen personenbezogenen Daten findet nicht statt.

5. Hosting der Webseite (Auftragsverarbeitung)

Diese Webseite wird gehostet bei einem externen Dienstleister (Hoster) in Deutschland. Der Hoster verarbeitet in unserem Auftrag Daten, die beim Aufruf der Webseite anfallen (insbesondere die unter Ziffer 4 genannten Server-Logfiles sowie über das Kontaktformular übermittelte Inhalte). Mit dem Hoster wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen, sicheren und schnellen Webhosting). Die Server stehen in der Bundesrepublik Deutschland.

6. Cookies

Diese Webseite setzt nach Möglichkeit auf eine cookie-arme Umsetzung. Es werden keine Tracking-, Marketing- oder Analyse-Cookies eingesetzt.

Technisch notwendige Cookies (z. B. zum Speichern einer Eingabe innerhalb einer Browsersitzung) werden nur dann gesetzt, wenn dies für die Funktionalität der Webseite erforderlich ist. Diese Cookies sind in der Regel sog. Session-Cookies und werden mit dem Schließen des Browsers wieder gelöscht.

Rechtsgrundlage für technisch notwendige Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen oder das Setzen von Cookies vollständig unterbinden; ggf. ist dann die Webseite nicht in vollem Umfang nutzbar.

7. Schriftarten (lokal gehostet)

Für eine einheitliche und gut lesbare Darstellung verwendet diese Webseite die Schriftarten Inter und Instrument Serif. Beide Schriften unterliegen der freien SIL Open Font License (OFL) und werden ausschließlich von unserem eigenen Server ausgeliefert.

Es findet keine Verbindung zu Google-Servern oder anderen Drittanbietern statt. Insbesondere werden keine Anfragen an fonts.googleapis.com oder fonts.gstatic.com ausgelöst. Damit werden beim Aufruf der Schriften keinerlei personenbezogenen Daten (insbesondere keine IP-Adressen) an Google in den USA oder andere Drittländer übertragen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer einheitlichen, schnellen und datenschutzfreundlichen Darstellung des Webauftritts).

8. Karten-Einbindung (Google Maps)

Auf der Standort-Seite binden wir eine Karte des Dienstes Google Maps der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland ein. Beim Aufruf der Karte werden Informationen über Ihre Nutzung dieser Webseite (einschließlich Ihrer IP-Adresse) an Google übertragen und gegebenenfalls in den USA gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt durch Google in eigener Verantwortung.

Wir haben die Karteneinbindung so konfiguriert, dass keine Cookies bis zum Klick auf die Karte gesetzt werden. Dennoch wird beim ersten Anzeigen der Karte ein Verbindungsaufbau zu Google ausgelöst. Wenn Sie das nicht möchten, klicken Sie die Karte einfach nicht an bzw. blockieren Sie Skripte von Google in Ihrem Browser.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer ansprechenden Darstellung des Kanzleistandorts). Weitere Informationen: policies.google.com/privacy sowie Nutzungsbedingungen Google Maps.

9. Kontakt per WhatsApp, Telefon oder E-Mail

Auf unserer Webseite finden Sie Schaltflächen für die direkte Kontaktaufnahme per WhatsApp, Telefon und E-Mail. Mit einem Klick auf die jeweilige Schaltfläche öffnet sich die App bzw. das Programm auf Ihrem Gerät; eine automatische Datenübertragung an uns findet erst dann statt, wenn Sie tatsächlich eine Nachricht senden.

WhatsApp

WhatsApp ist ein Dienst der WhatsApp Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland) bzw. der Meta Platforms Inc., USA. Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, werden Ihre Nachrichten, Ihre Telefonnummer sowie ggf. weitere durch WhatsApp erhobene Daten an WhatsApp bzw. Meta übermittelt, auch in die USA. Wir haben darauf keinen Einfluss.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung durch aktive Kontaktaufnahme) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Datenschutzhinweise von WhatsApp: whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Telefon / E-Mail

Wenn Sie per Telefon oder E-Mail Kontakt aufnehmen, werden die von Ihnen übermittelten Informationen (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Inhalt Ihrer Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zur Vertragsanbahnung; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage).

10. Kontaktformular „Auf Warteliste setzen“

Für eine schriftliche Kontaktaufnahme bzw. die Eintragung auf unsere Warteliste können Sie das Kontaktformular nutzen. Erhoben werden die von Ihnen freiwillig in das Formular eingetragenen Daten:

• Name (Pflichtfeld);
• E-Mail-Adresse (Pflichtfeld);
• Telefonnummer (optional);
• gewählter Mandantentyp (Privat, V+V, Einzelunternehmer, Sonstiges);
• Inhalt Ihrer Nachricht (optional);
• Zeitpunkt der Übermittlung.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Aufnahme in die Warteliste, Vorbereitung eines möglichen Mandats.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung über die Datenschutz-Checkbox im Formular).
Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung Ihrer Anfrage. Erfolgt keine Beauftragung, werden die Daten spätestens nach 6 Monaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Versand der Formulardaten

Der technische Versand der Formularinhalte erfolgt ausschließlich über unseren eigenen Server bei ALL-INKL.COM (siehe Ziffer 5). Beim Absenden des Formulars werden die Daten verschlüsselt (HTTPS) an den Server übertragen und unmittelbar per E-Mail an die unter Ziffer 1 genannte Adresse weitergeleitet. Es findet keine Übermittlung an Drittanbieter statt. Insbesondere nutzen wir keinen externen Formular-Dienst (kein Cloudflare, kein US- oder Drittland-Provider).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Formularzustellung). Sie können statt des Formulars jederzeit den direkten Weg per E-Mail, Telefon oder WhatsApp wählen (siehe Ziffer 9).

Schutz vor Spam (Honeypot)

Zum Schutz vor automatisierten Spam-Einsendungen verwenden wir ein sog. Honeypot-Feld. Es handelt sich um ein für menschliche Besucher unsichtbares Feld; wird es ausgefüllt, gehen wir davon aus, dass die Anfrage von einem Bot stammt und sie wird verworfen.

10a. Digitaler Personalfragebogen (Lohnabrechnung)

Für die Vorerfassung neuer Mitarbeiterdaten für die Lohnabrechnung bieten wir einen digitalen Personalfragebogen an (bella.tax/personalfragebogen.html). Dieser wird typischerweise über einen personalisierten Link genutzt, den der Arbeitgeber (unser Mandant) an neu einzustellende Mitarbeitende versendet.

Verarbeitete Daten

Erfasst werden alle für die Lohnabrechnung erforderlichen Daten, insbesondere:

• Persönliche Angaben (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Geschlecht);
• Steuerliche Angaben (Steuer-Identifikationsnummer, Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibeträge, Angaben zu Kindern);
• Sozialversicherungsdaten (SV-Nummer, Krankenkasse, KV-Art, Elterneigenschaft, ggf. Schwerbehinderung und Grad der Behinderung);
• Beschäftigungsdaten (Arbeitgeber, Eintrittsdatum, Position, Beschäftigungsart, Arbeitszeit, Gehalt, Befristung);
• Bankverbindung (IBAN, ggf. BIC, Kontoinhaber);
• Vermögenswirksame Leistungen (Anbieter, Vertragsnummer, Betrag).

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung /-erfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Pflichten nach AO, EStG und SGB). Angaben zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Konfession, Grad der Behinderung) werden auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG verarbeitet.

Übermittlung

Der ausgefüllte Fragebogen wird ausschließlich verschlüsselt (HTTPS) an unseren eigenen Server bei ALL-INKL.COM (siehe Ziffer 5) übermittelt und dort unmittelbar per E-Mail an die zuständige Sachbearbeitung in unserer Kanzlei weitergeleitet. Es findet keine Übermittlung an Drittanbieter statt. Insbesondere nutzen wir für diesen Fragebogen keinen externen Formular-Dienst.

Personalisierte Links und Ablauf

Nach dem Versand generiert unser System einen zufälligen, nicht erratbaren Token (48 Zeichen). Der Link ist standardmäßig gültig für 30 Tage nach Erstellung; die Ablaufdauer ist im Admin-Bereich konfigurierbar. Nach Ablauf dieser Frist ist der Link nicht mehr aufrufbar. Ein Link kann nur einmal verwendet werden — nach dem Absenden wird er unmittelbar als verbraucht markiert und für neue Aufrufe gesperrt.

Die Link-Metadaten (Token, Firma des Arbeitgebers, Name des Mitarbeiters, Ablaufdatum, Status) werden in der Datenbank ausschließlich zur Nachverfolgung gespeichert.

Der ausgefüllte Fragebogen (CSV, HTML-Zusammenfassung und Volltext) wird nach dem Absenden in einem passwortgeschützten Bereich unseres Web-Backends gesichert (verschlüsselte Übertragung, Zugriff nur nach Login), damit die Angaben auch bei einem Ausfall des E-Mail-Versands verlässlich verfügbar bleiben. Der Zugriff ist auf Bella.tax und den jeweiligen Arbeitgeber (Mandanten-Account) beschränkt.

Speicherdauer bei uns: Der Fragebogen im Web-Backup wird gemäß § 147 AO, § 257 HGB und § 41 EStG (Lohn- und Personalunterlagen) für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von regelmäßig 6 Jahren gespeichert und anschließend gelöscht. Die eigentliche Verarbeitung erfolgt in unserem Lohnabrechnungs-System (Agenda / DATEV).

Ausnahme, kostenloser Portal-Dienst: Fragebögen, die über die kostenlose Subdomain personalfragebogen.bella.tax ohne bestehendes Mandat erstellt werden, werden nicht im Web-Backup gesichert. Bella.tax ist dort nur technischer Vermittler. Details finden Sie in der separaten Datenschutzerklärung des Portals.

Spam- und Missbrauchsschutz

Zum Schutz vor automatisierten Übermittlungen verwenden wir ein Honeypot-Feld (unsichtbar für menschliche Nutzer) sowie eine Rate-Limitierung (max. 1 Übermittlung pro 30 Sekunden pro IP-Adresse). IP-Adressen werden dabei nur als kryptografischer Hash (SHA-256) zwischengespeichert; ein Rückschluss auf die IP ist nicht möglich.

11. Mandatsbezogene Datenverarbeitung

Soweit zwischen Ihnen und der Steuerberatung Matthias Bella ein Mandatsverhältnis zustande kommt, gelten ergänzend die berufsrechtlichen Pflichten nach Steuerberatungsgesetz (StBerG) und Berufsordnung der Steuerberater (BOStB). Die Steuerberatung unterliegt insbesondere der beruflichen Verschwiegenheitspflicht (§ 57 Abs. 1 StBerG) sowie den Aufbewahrungspflichten nach Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch.

Eine Weitergabe Ihrer mandatsbezogenen Daten an Dritte (z. B. Finanzbehörden, Banken, Versicherungen, Behörden) erfolgt ausschließlich, soweit Sie uns hierzu beauftragt haben, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder ein berechtigtes Interesse die Übermittlung erlaubt.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflicht, z. B. nach AO, HGB, GwG, StBerG) sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Für Mandantendaten gelten insbesondere die Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO (regelmäßig 10 Jahre) und § 257 HGB (6 bis 10 Jahre). Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten datenschutzkonform gelöscht oder anonymisiert.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Nach der DSGVO stehen Ihnen u. a. folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht;
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit: Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch gegen die Verarbeitung, wenn diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht (Art. 21 DSGVO);
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer 1 genannte E-Mail-Adresse.

14. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns örtlich zuständig ist:

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Dienste. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs abrufbare Fassung.