EÜR, Umsatzsteuer und das Steuerjahr

Das Steuerjahr im Überblick

Ein Einzelunternehmen hat drei wiederkehrende Pflichten, und alles andere hängt daran: die Umsatzsteuervoranmeldung im Monats- oder Quartalsrhythmus, die Gewinnermittlung nach Jahresende und die Steuererklärungen, die darauf aufbauen.

Aus der Gewinnermittlung folgen Einkommensteuer und, bei Gewerbebetrieben, Gewerbesteuer. Letztere fällt praktisch erst ab einem Gewinn von 24.500 Euro an, weil dieser Freibetrag vorher abgezogen wird. Und was Sie an Gewerbesteuer zahlen, wird zu einem großen Teil auf die Einkommensteuer angerechnet, sodass die Belastung in vielen Gemeinden am Ende nahe null liegt. Freiberufler zahlen ohnehin keine Gewerbesteuer.

Der Kalender ist damit übersichtlicher, als er wirkt. Wer die Voranmeldungen laufend erledigt und die Belege monatlich sortiert, hat am Jahresende kaum Arbeit. Wer sie liegen lässt, verbringt den Februar mit einem Schuhkarton.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Die EÜR nach § 4 Abs. 3 EStG ist die einfache Form der Gewinnermittlung: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben, und zwar nach dem Zeitpunkt der Zahlung, nicht nach dem der Rechnung. Wer im Dezember leistet und im Januar bezahlt wird, versteuert den Betrag im Januar.

Nutzen dürfen sie Freiberufler ohne jede Umsatzgrenze und Gewerbetreibende, solange sie nicht buchführungspflichtig sind. Die Grenzen dafür liegen bei 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Gewinn im Jahr. Wer darüber liegt, muss bilanzieren, was deutlich mehr Aufwand bedeutet.

Übermittelt wird die EÜR elektronisch als Anlage EÜR zur Einkommensteuererklärung. Sie ist stärker gegliedert, als viele erwarten: Die Ausgaben müssen den vorgegebenen Zeilen zugeordnet werden, nicht als Summe. Genau dafür lohnt sich eine Buchhaltung, die von Anfang an sauber kontiert, statt am Jahresende zu schätzen.

Ein Punkt, der immer wieder für Verwirrung sorgt: Anschaffungen über der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter sind trotz EÜR nicht sofort abziehbar. Auch hier wird über die Nutzungsdauer abgeschrieben, und es braucht ein Anlagenverzeichnis.

Umsatzsteuer: wie oft Sie melden müssen

Der Rhythmus richtet sich nach der Umsatzsteuer, die im Vorjahr tatsächlich zu zahlen war, nicht nach dem Umsatz. Diese Grenzen wurden zum 1. Januar 2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz angehoben:

Über 9.000 Euro Zahllast: monatlich. Vorher lag die Grenze bei 7.500 Euro, es rutschen also weniger Betriebe in den Monatsrhythmus.

Zwischen 2.000 und 9.000 Euro: vierteljährlich. Das ist der Regelfall für die meisten kleineren Betriebe.

Unter 2.000 Euro: Das Finanzamt kann Sie von der Voranmeldung befreien, dann genügt die Jahreserklärung. Vorher lag diese Grenze bei 1.000 Euro. Die Befreiung kommt nicht automatisch, sie wird vom Finanzamt gewährt.

Fällig ist die Voranmeldung am 10. des Folgemonats. Mit einer Dauerfristverlängerung verschiebt sich das um einen Monat, was den Rhythmus deutlich entspannt. Bei monatlicher Abgabe ist dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorjahressteuer zu leisten, die am Jahresende angerechnet wird.

Für Neugründer gilt seit 2021 nicht mehr die alte Regel, zwingend zwei Jahre monatlich abzugeben. Das war eine der unnötigsten Belastungen der Anfangszeit und ist entfallen.

Kleinunternehmerregelung

Wer sie anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und zieht keine Vorsteuer. Die Voraussetzungen wurden 2025 neu gefasst: Der Umsatz des Vorjahres darf 25.000 Euro nicht überstiegen haben, und der des laufenden Jahres voraussichtlich 100.000 Euro nicht erreichen.

Der wichtige Unterschied steckt in diesen beiden Zahlen. Die 25.000 blicken zurück und sind eine harte Grenze. Die 100.000 blicken nach vorn — und wenn Sie sie im laufenden Jahr überschreiten, endet die Kleinunternehmereigenschaft sofort, mit dem Umsatz, der die Grenze reißt. Nicht erst im Folgejahr. Ab diesem Geschäft ist Umsatzsteuer auszuweisen, und wer das übersieht, muss sie aus dem eigenen Preis herausrechnen.

Ob die Regelung sinnvoll ist, hängt an Ihren Kunden. Bei Privatkunden ist sie fast immer ein Vorteil, weil Ihr Preis ohne Umsatzsteuer günstiger wirkt. Bei Geschäftskunden ist sie eher neutral, denn die ziehen die Umsatzsteuer ohnehin ab. Wer größere Anschaffungen plant, verliert als Kleinunternehmer die Vorsteuer daraus — bei einem Fahrzeug oder einer Maschine kann das mehr kosten als der Vereinfachungsvorteil wert ist.

Der Verzicht auf die Regelung bindet Sie für fünf Jahre. Diese Entscheidung gehört durchgerechnet, nicht nebenbei im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angekreuzt.

Betriebsausgaben und die 800-Euro-Grenze

Betriebsausgabe ist, was betrieblich veranlasst ist. Bei manchen Posten schaut das Finanzamt genauer hin, und drei Grenzen sollte man im Kopf haben.

Bis 800 Euro netto ist eine Anschaffung ein geringwertiges Wirtschaftsgut und sofort in voller Höhe abziehbar. Bis 250 Euro ist das der Regelfall. Zwischen 250,01 und 800 Euro haben Sie ein Wahlrecht: Sofortabzug oder Sammelposten über fünf Jahre. Das Wahlrecht gilt einheitlich für alle Anschaffungen eines Jahres, es lässt sich also nicht pro Gegenstand entscheiden. Über 800 Euro netto wird über die Nutzungsdauer abgeschrieben.

Bewirtung ist zu 70 Prozent abziehbar, und nur mit einem ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg samt Anlass und Teilnehmern. Die Vorsteuer bleibt dagegen voll abziehbar. Geschenke an Geschäftspartner sind bis 50 Euro je Person und Jahr abziehbar, darüber vollständig nicht.

Arbeitszimmer und Homeoffice: Wer einen abgetrennten Raum ausschließlich betrieblich nutzt und dort den Mittelpunkt der Tätigkeit hat, kann die tatsächlichen Kosten ansetzen. Alternativ gibt es die Tagespauschale von sechs Euro für jeden Tag überwiegender Heimarbeit, höchstens 1.260 Euro im Jahr. Die Pauschale braucht keinen eigenen Raum und ist für die meisten der praktikablere Weg.

Fahrzeug: Hier entscheidet sich oft der größte Betrag. Wer ein Fahrzeug überwiegend betrieblich nutzt, kann es als Betriebsvermögen führen, muss dann aber die private Nutzung versteuern — pauschal mit einem Prozent des Listenpreises im Monat oder nach Fahrtenbuch. Bei Elektrofahrzeugen ist die Bemessungsgrundlage deutlich reduziert. Welcher Weg günstiger ist, hängt am Anteil der Privatfahrten und lässt sich ausrechnen.

Gewinn zwischen den Jahren verschieben

Weil die EÜR nach Zahlungszeitpunkt rechnet, lässt sich der Gewinn in Grenzen steuern. Das ist keine Trickserei, sondern die logische Folge der Methode, und bei schwankenden Einkommen spart es echtes Geld.

Ausgaben vorziehen oder verschieben. Eine Rechnung, die am 28. Dezember bezahlt wird, mindert den Gewinn dieses Jahres. Am 3. Januar bezahlt, wirkt sie im nächsten. Wer weiß, in welchem Jahr sein Grenzsteuersatz höher liegt, entscheidet danach.

Der Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG geht weiter: Er erlaubt, bis zu 50 Prozent der Kosten einer geplanten Anschaffung schon vorab abzuziehen, bis zu drei Jahre vor dem Kauf. Voraussetzung ist ein Gewinn von höchstens 200.000 Euro. Damit lässt sich ein einzelnes gutes Jahr glätten. Der Haken: Wird die Investition nicht durchgeführt, ist der Abzug rückgängig zu machen, und zwar verzinst. Man sollte also wirklich vorhaben zu kaufen.

Umsatzsteuer ist kein Gestaltungsmittel. Sie durchläuft den Betrieb nur. Wer sie als Liquidität betrachtet und ausgibt, hat im nächsten Quartal ein Problem — der häufigste Grund, warum kleine Betriebe in Zahlungsschwierigkeiten geraten.

Die häufigsten Fehler

Ein Konto für alles. Wer privat und betrieblich über dasselbe Konto abwickelt, macht jede Buchung zur Einzelfallprüfung. Ein eigenes Geschäftskonto ist keine Pflicht, spart aber am Jahresende Stunden.

Belege ohne Zuordnung. Ein Kassenzettel, bei dem niemand mehr weiß, wofür er war, ist steuerlich wertlos. Notieren Sie den Anlass direkt darauf oder in der Software.

Die Umsatzsteuer ausgeben. Sie gehört dem Finanzamt, nicht Ihnen. Wer sie auf einem eigenen Unterkonto beiseitelegt, hat dieses Problem nie.

Fristen ohne Berater. Ohne Kanzlei ist die Erklärung bis zum 31. Juli des Folgejahres fällig, mit Kanzlei deutlich später. Diese Fristverlängerung ist einer der handfestesten Vorteile einer Betreuung.

Die E-Rechnung unterschätzen. Empfangen müssen Sie elektronische Rechnungen längst, seit Anfang 2025. Was ab 2027 auf Sie zukommt, steht auf der Seite zur E-Rechnung.

Häufige Fragen

So läuft es bei mir

Für Einzelunternehmer richte ich Lexware Office ein. Belege scannen Sie per App, die Bankumsätze laufen automatisch ein, Rechnungen schreiben Sie direkt daraus, und die E-Rechnung ist damit ohne Zusatzaufwand erledigt. Ich sehe denselben Stand wie Sie, ohne dass Sie mir etwas schicken müssen.

Was das praktisch heißt: Die Voranmeldungen laufen unterjährig durch, statt im Quartal zusammengesucht zu werden. Am Jahresende steht die EÜR fast von selbst, weil kontiert ist, während des Jahres kontiert wurde.

Die Kapazitäten sind derzeit voll belegt, die Warteliste ist offen. Wenn Sie als Einzelunternehmer jemanden suchen, tragen Sie sich ein.

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Dieser Text gibt den Stand August 2026 wieder und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Er beschreibt allgemeine Regeln, deren Anwendung von Ihren konkreten Verhältnissen abhängt.