Buchhaltung, die im Hintergrund läuft

Was die Software abnimmt und was nicht

Eine Buchhaltungssoftware nimmt vor allem Handarbeit ab: das Abtippen der Bankumsätze, das Suchen des passenden Belegs und das Zusammenrechnen für die Umsatzsteuervoranmeldung.

Die Entscheidung bleibt beim Menschen. Ob eine Ausgabe betrieblich veranlasst ist, ob eine Anschaffung sofort abziehbar oder abzuschreiben ist, ob ein Umsatz steuerfrei ist: Dazu macht die Software einen Vorschlag, der oft richtig ist. Wer ihn ungeprüft übernimmt, hat am Jahresende eine Buchhaltung, die ordentlich aussieht und an mehreren Stellen falsch ist. Genau deshalb arbeite ich mit einer Software, in die ich hineinsehen kann, statt eine fertige Auswertung zugeschickt zu bekommen.

Der zweite, unterschätzte Gewinn ist die Unveränderbarkeit. Aufzeichnungen müssen nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung nachträglich erkennbar unverändert sein. Eine Tabellenkalkulation erfüllt das nicht: Man kann eine Zeile ändern, und niemand sieht es. Eine Buchhaltungssoftware protokolliert Änderungen. Ohne diese Protokollierung ist die Buchführung in einer Betriebsprüfung formell angreifbar, auch wenn inhaltlich alles stimmt.

Die Einrichtung

Die eigentliche Einrichtung dauert einen Nachmittag. Der Aufwand steckt fast vollständig in den ersten beiden Schritten. Wer dort schlampt, korrigiert das ganze Jahr über.

• Stammdaten und Steuerprofil. Rechtsform, Umsatzsteuerpflicht oder Kleinunternehmerregelung, Voranmeldungsturnus, Wirtschaftsjahr. Hier entscheidet sich, mit welchen Steuerschlüsseln gebucht wird; eine falsche Angabe zieht sich durch jede spätere Buchung.
• Kontenrahmen. In der Regel SKR03 oder SKR04. Wichtig ist weniger, welcher es wird, als dass er zu dem passt, womit Ihre Kanzlei arbeitet. Sonst wird beim Übertragen jedes Konto einzeln zugeordnet.
• Bankkonto verbinden. Siehe unten.
• Rechnungsvorlage und E-Rechnung. Pflichtangaben nach § 14 UStG, Nummernkreis, Zahlungsbedingungen, und die Ausgabe im E-Rechnungsformat.
• Zugang für die Kanzlei. Damit ich denselben Stand sehe wie Sie, ohne dass Sie mir etwas schicken müssen.

Bankanbindung

Das Geschäftskonto wird über die gesetzlich vorgeschriebene Schnittstelle angebunden, dieselbe, die auch Banking-Apps nutzen. Die Umsätze laufen danach automatisch ein, und die Software schlägt zu jedem Umsatz eine Kategorie und, wenn vorhanden, den passenden Beleg vor. Wiederkehrende Zahlungen erkennt sie nach wenigen Wochen zuverlässig.

Ein eigenes Geschäftskonto ist für Einzelunternehmer nicht vorgeschrieben, aber wer privat und betrieblich über dasselbe Konto abwickelt, macht aus jeder Buchung eine Einzelfallprüfung und liefert dem Finanzamt bei einer Prüfung Einblick in Kontobewegungen, die es sonst nichts angehen.

Privatentnahmen sind keine Betriebsausgaben. Sie als solche zu buchen, ist der mit Abstand häufigste Kategorisierungsfehler. Was Sie sich selbst überweisen, mindert den Gewinn nicht. Wird es als Ausgabe gebucht, stimmt der Gewinn nicht, und die Korrektur kostet am Jahresende mehr Zeit als die Zuordnung im Moment.

Belege erfassen

Belege werden mit dem Handy fotografiert oder als PDF hochgeladen. Die Texterkennung liest Datum, Betrag, Steuersatz und Rechnungssteller aus und ordnet den Beleg dem passenden Bankumsatz zu. Das funktioniert bei normalen Rechnungen gut und bei Kassenzetteln auf Thermopapier so gut, wie das Papier eben ist.

Erfassen Sie Belege sofort, nicht später. Ein Kassenzettel, der drei Wochen im Auto lag, ist verblasst und der Anlass vergessen. Das Fotografieren dauert fünf Sekunden und ersetzt die Suche im Januar.

Was die Erkennung nicht leisten kann, ist der Anlass. Bei Bewirtungen, Fachliteratur oder Reisekosten muss dabeistehen, worum es ging und wer beteiligt war. Ein Beleg ohne Anlass ist steuerlich wertlos, egal wie sauber er gescannt ist. Das Notizfeld am Beleg ist dafür da.

Verfahrensdokumentation

Hier ist der Punkt, an dem die meisten Software-Ratgeber aufhören. Wer Papierbelege einscannt und die Originale danach wegwirft, macht ersetzendes Scannen. Das ist zulässig, aber nur mit einer Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).

Darin steht, wie der Vorgang abläuft: wer scannt, in welchem Rhythmus, mit welchem Gerät und welcher Software, wie das Ergebnis auf Lesbarkeit und Vollständigkeit geprüft wird, wie die Dateien unveränderbar abgelegt werden und wie mit Fehlern umgegangen wird. Der Sinn dahinter ist einleuchtend: Sie haben das Original vernichtet, also braucht es einen Nachweis, dass der Ersatz dem Original entspricht.

Fehlt die Dokumentation, ist die Buchführung formell mangelhaft. Das führt nicht automatisch zu einer Schätzung, gibt dem Prüfer aber einen Hebel, den er ohne diesen Mangel nicht hätte. Der Aufwand steht in keinem Verhältnis dazu: Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband stellen eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen kostenlos bereit, die für einen Einzelunternehmer im Wesentlichen nur ausgefüllt werden muss.

Eine Einschränkung bleibt: Nicht alles darf vernichtet werden. Unterlagen, die im Original aufbewahrungspflichtig sind, bleiben auf Papier: Jahresabschlüsse, notariell beurkundete Dokumente, Zollanmeldungen. Für den Rest gilt die Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, die das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz für Buchungsbelege eingeführt hat.

E-Rechnung nebenbei

Wer ohnehin aus der Software heraus Rechnungen schreibt, hat die E-Rechnung ohne Zusatzaufwand erledigt: Das Format wird einmal eingestellt, danach entsteht bei jeder Rechnung automatisch der strukturierte Datensatz. Auf der Empfangsseite werden eingehende E-Rechnungen gelesen und wie jeder andere Beleg zugeordnet.

Das ist der eigentliche Grund, die Einrichtung nicht aufzuschieben. Empfangen müssen alle Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025. Beim Ausstellen läuft die Staffelung: Ab dem 1. Januar 2027 trifft die Pflicht alle mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Vorjahr heißt dann das laufende Jahr 2026. Wer die Grenze in diesem Jahr reißt, ist im Januar in der Pflicht, ohne dass ihn jemand daran erinnert. Ab 2028 gilt sie für alle. Die Einzelheiten stehen auf der Seite zur E-Rechnung.

Wie die Daten zu mir kommen

Es gibt zwei Wege, und sie schließen sich nicht aus. Der erste ist der Zugang für die Kanzlei: Ich bekomme einen eigenen Zugang zu Ihrem Konto und sehe denselben Stand wie Sie. Das klingt banal, ändert aber die Zusammenarbeit grundlegend: Rückfragen entstehen, während der Vorgang frisch ist, nicht im März des Folgejahres, wenn sich niemand mehr erinnert.

Der zweite Weg ist der Export der Buchungsdaten in die Kanzleisoftware. Hier bin ich ehrlicher als die Hochglanzbroschüre: Der direkte, vollautomatische Weg existiert für DATEV-Kanzleien. Ich arbeite mit Agenda. Für mich heißt das, ich hole den Buchungsstapel als DATEV-kompatible Datei ab und lese ihn in Agenda ein, wofür es dort einen Import-Assistenten gibt. Ein Schritt mehr, verlustfrei, und für Sie unsichtbar.

Warum ich das überhaupt erwähne: Wenn Ihnen jemand erzählt, die Software müsse zwingend zur Kanzleisoftware passen, stimmt das so nicht. Es macht einen Unterschied im Aufwand der Kanzlei, aber es ist kein Grund, eine Software zu wählen, mit der Sie selbst nicht arbeiten möchten.

Die häufigsten Fehler

Die Software als Selbstläufer betrachten. Sie schlägt vor. Wer alles bestätigt, ohne hinzusehen, verlagert das Problem nur ans Jahresende.

Privatentnahmen als Ausgabe buchen. Der häufigste Kategorisierungsfehler überhaupt, und er verfälscht direkt den Gewinn.

Papier wegwerfen ohne Verfahrensdokumentation. Der teuerste Fehler auf dieser Seite, weil er sich nicht mehr reparieren lässt: Das Original ist weg.

Die Umsatzsteuer für eigenes Geld halten. Sie läuft nur durch den Betrieb. Ein Unterkonto, auf das sie sofort abgelegt wird, hat schon viele Liquiditätsprobleme verhindert.

Belege ohne Anlass ablegen. Sauber gescannt und trotzdem wertlos, wenn niemand mehr weiß, worum es ging.

Häufige Fragen

So läuft es bei mir

Ich richte Lexware Office ein und übergebe es einsatzbereit: Stammdaten, Kontenrahmen, Bankanbindung, Rechnungsvorlagen mit E-Rechnung, Kanzleizugang. Dazu bekommen Sie die ausgefüllte Verfahrensdokumentation, damit das Papier tatsächlich weg darf und nicht nur gescannt im Ordner liegt.

Danach ist Ihr Anteil klein: fotografieren und zuordnen. Ich sehe denselben Stand und melde mich, wenn etwas nicht zusammenpasst, noch während der Vorgang frisch ist. Die Voranmeldungen laufen unterjährig durch, und am Jahresende steht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung fast von selbst, weil während des Jahres kontiert wurde und nicht im Februar danach.

Wenn Sie bereits mit einer anderen Software arbeiten, ist das kein Ausschlussgrund. Der Wechsel lohnt sich nur, wenn er etwas verbessert; manchmal ist die bessere Antwort, die vorhandene Lösung sauber einzurichten.

Die Kapazitäten sind derzeit voll belegt, die Warteliste ist offen.

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Ich recherchiere jeden Text sorgfältig und prüfe ihn vor der Veröffentlichung. Trotzdem kann ein Fehler durchrutschen, und Beträge, Grenzen und Fristen ändern sich fast jedes Jahr, während der Text den Stand seines Erscheinens behält. Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall: Bevor Sie eine Entscheidung darauf stützen, fragen Sie mich, ob er auf Ihren Fall passt. Genannte Produktnamen sind Marken der jeweiligen Anbieter; es besteht keine geschäftliche Verbindung, die über die Nutzung als Anwender hinausgeht.